Mając na względzie ochronę prywatności osób, których dane dotyczą, RAPIDO EXPRESS sp. z o.o. sp. k. dokłada starań, by zapewnić zgodność procesu przetwarzania danych osobowych z obowiązującymi przepisami prawa. Poniżej przedstawiamy zasady przetwarzania danych osobowych:
Administrator Danych
Administratorem, czyli podmiotem decydującym o celach i środkach przetwarzania danych osobowych w zależności od podmiotu, z którym łączą Państwa (lub Państwa pracodawcę) relacje biznesowe, jest RAPIDO EXPRESS sp. z o.o. sp. k.
RAPIDO EXPRESS sp. z o.o. sp. k. to prężnie rozwijająca się firma transportowo-spedycyjna, która rozpoczęła działalność we wrześniu 2007 roku. W odpowiedzi na rosnące oczekiwania klientów i stale zmieniający się rynek, stworzyliśmy firmę, która dąży do partnerskich relacji i wzajemnego zrozumienia z klientami. Dane osobowe w związku z profilem działalności RAPIDO EXPRESS sp. z o.o. sp. k. mogą być udostępniane innym odbiorcom, tj.:
• podwykonawcom, w tym podmiotom odpowiedzialnym za transport towarów;
• bankom w przypadku konieczności prowadzenia rozliczeń,;
• organom państwowym lub innym podmiotom uprawnionym na podstawie przepisów prawa;
• podmiotom wspierającym nas w prowadzonej działalności na nasze zlecenie, w szczególności: dostawcom zewnętrznych systemów wspierających naszą pracę w systemach informatycznych, podmiotom audytującym naszą działalność, podmiotom świadczącym usługi kadrowo – księgowe.
W sprawach związanych z przetwarzaniem Państwa danych osobowych mogą się Państwo kontaktować bezpośrednio z administratorem danych pod adresem siedziby spółki: RAPIDO EXPRESS sp. z o.o. sp. k.ul. Staniewicka 14 lok. 305, 03-310 Warszawa lub pod nr telefonu +48 606 43 55 43.
Pozyskanie danych i cel ich przetwarzania
| Cel przetwarzania | Podstawa prawna oraz okres przechowywania danych | Prawnie uzasadniony cel, jeśli występuje |
| Zawarcie i wykonanie umowy z klientem lub kontrahentem | art. 6 ust. 1 lit. b oraz lit. f RODO Przez czas trwania umowy a po zakończeniu jej obowiązywania do czasu upływu terminów roszczeń z niej wynikających. | Rapido Express sp. z o.o. sp.k. w celu zawarcia umowy lub jej realizacji kontaktuje się w uzasadnionym celu z pracownikami/ współpracownikami klientów i kontrahentów. Tym samym administrator danych może uzyskiwać od kontrahenta podstawowe dane jego pracownika/ współpracownika (imię i nazwisko, miejsce zatrudnienia lub współpracy, nr telefonu oraz w określnych sytuacjach nr dokumentu tożsamości lub paszportu) w związku z realizacją umowy od podmiotu, u którego ta osoba jest zatrudniona lub z którym współpracuje. |
| Rozpatrywanie skarg i reklamacji | art. 6 ust. 1 lit. b oraz lit. f RODO Przez 1 rok po terminie upływu rękojmi lub rozliczeniu reklamacji. | Rapido Express sp. z o.o. sp.k. w związku z rozpatrywaniem reklamacji kontaktuje się w uzasadnionym celu z pracownikami/ współpracownikami klientów. |
| Dochodzenie roszczeń lub obrona przed roszczeniami prawnymi | art. 6 ust. 1 lit. lit. f RODO Przez czas trwania postępowań w zakresie dochodzonych roszczeń, tj. do czasu ich prawomocnego zakończenia, a w przypadku postępowań egzekucyjnych do czasu ostatecznego zaspokojenia dochodzonych roszczeń. | Rapido Express sp. z o.o. sp.k. w związku z dochodzeniem roszczeń lub obrony przed roszczeniami prawnymi w uzasadnionym celu może przetwarzać dane pracowników/ współpracowników klientów lub kontrahentów. |
| Archiwizowanie dokumentów, tj. umów i dokumentów rozliczeniowych | Art. 6 ust. 1 lit. c RODO Przez okresy wskazane przepisami prawa, a jeżeli co do określonych dokumentów nie są one wskazane, przez czas kiedy ich przechowywanie mieści w ramach prawnie uzasadnionego celu administratora regulowanego czasem możliwego dochodzenia roszczeń. | – |
| Prowadzenie statystyk | Art. 6 ust. 1 lit f RODO Przez czas kiedy mamy inną, dodatkową postawę prawną przetwarzania. Nie przechowujemy danych osobowych wyłączne dla celów statystycznych. | Ewentualne prowadzenie przez Rapido Express sp. z o.o. sp.k. statystyk pozwala na usprawnienie prowadzonej działalności |
| Prowadzenie działań marketingowych własnych produktów i usług bez wykorzystania środków komunikacji elektronicznej | Art. 6 ust. 1 lit. f RODO Do czasu wniesienia sprzeciwu, tj. okazania nam w dowolny sposób, że nie chcecie pozostawać z nami w kontakcie i otrzymywać informacji o podejmowanych przez nas działaniach. | Prowadzenie działań marketingowych promujących prowadzoną działalność |
Jeżeli terminy właściwe dla dochodzenia ewentualnych roszczeń są krótsze niż okresy przechowywania dokumentów rozliczeniowych dla celów podatkowych, dokumenty te będziemy przechowywać przez czas niezbędny dla celów podatkowo-rozliczeniowych, a więc przez 5 lat od czasu zakończenia roku, w którym zaktualizował się obowiązek podatkowy.
Uprawnienia podmiotów danych
Osoba, której dane są przetwarzane przez RAPIDO EXPRESS sp. z o.o. sp. k. ma prawo żądania dostępu do danych, ich sprostowania, czyli poprawienia, usunięcia lub ograniczenia przetwarzania oraz wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania, a także prawo do przeniesienia danych. W razie stwierdzenia nieprawidłowości w zakresie przetwarzania Państwa danych osobowych, przysługuje Państwu prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego, tj. Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych. Podanie danych jest niezbędne do zawarcia umów i rozliczenia prowadzonej działalności oraz w sytuacjach przewidzianych przepisami prawa. W pozostałym zakresie podanie danych jest dobrowolne.
Przekazywanie danych osobowych do państw trzecich
RAPIDO EXPRESS sp. z o.o. sp. k. deklaruje, że dane osobowe nie będą przekazywane poza Europejski Obszar Gospodarczy. Administrator zastrzega jednak, że w określonych sytuacjach może dojść do przekazania danych do państwa trzeciego, w szczególności gdy przekazanie jest niezbędne do wykonania umowy między osobą, której dane dotyczą, a administratorem lub do wprowadzenia w życie środków przed umownych podejmowanych na żądanie osoby, której dane dotyczą. Mogą również zaistnieć sytuacje, gdy do państw trzecich zostaną przekazane podstawowe dane służbowe pracownika/ współpracownika RAPIDO EXPRESS sp. z o.o. sp. k., t.j.: imię i nazwisko, stanowisko, numer telefonu służbowego oraz adres e-mail. Będzie to uwarunkowane pozyskaniem indywidualnej i dobrowolnej zgody tej osoby przez RAPIDO EXPRESS sp. z o.o. sp. k. Przekazanie do państwa trzeciego danych osobowych pracownika/ współpracownika dotyczyć może wyłącznie tych osób, które będą wykonywać czynności na rzecz potencjalnego klienta z państwa trzeciego.
Przetwarzanie danych osobowych w sposób zautomatyzowany
RAPIDO EXPRESS sp. z o.o. sp. k. nie przetwarza danych w sposób zautomatyzowany (w tym w formie profilowania).